Uandishi wa Memo - Kiswahili Insha Notes

• Utangulizi
• Muundo wa Memo

Utangulizi

• Memo ni taarifa ambayo huandikwa kutoka kwa mtu mmoja hadi mwingine.
• Taarifa hii huweza kupitishwa kutoka afisi moja mpaka nyingine katika shirika, kampuni au taasisi.
• Hii ni kumaanisha kuwa memo huweza kupatikana shuleni au hata kazini.
• Mathalan, mkurugenzi huweza kuandika memo kwa walio chini yake.
• Memo hujulikana pia kama arifa.

Muundo wa Memo

Muundo wa memo hujumuisha mambo yafuatayo:

- Memo kwa kawaida huandikwa kwenye karatasi ambayo huwa najina la kampuni, taasisi au shirika na anwani yake. Jina hili la kampuni au taasisi huweza kuandikwa kwa herufi kubwa juu, katikati ya karatasi na kupigiwa mstari au kuandikwa kwa herufi zilizokolezwa rangi pale ambapo maandishi yamepigwa taipu.

- Chini ya anwani, neno 'MEMO' au ARIFA' huandikwa. Neno hili huandikwa katikati mwa karatasi kwa herufi kubwa na kupigiwa mstari au kuandikwa kwa herufi zilizokolezwa rangi.

- Marejeleo/Nambari ya marejeleo/kumbukumbu ya marejeleo: Nambari ya kumbukumbu au marejeleo huandikwa chini ya anwani, upande wa kushoto karibu na pambizo. Marej eleo haya hutaj a j ina la faili pamoja na nambari ya arifa husika. Mathalan:

KAMPUNI YA TWABORESHA MAISHA,
SANDUKU LA POSTA 00965-001 22,
KIPEVU.

MEMO

Reg. Katwama/Memo 201 7/6

- Arifa inakotoka: Sehemu hii huonyesha mwandishi wa memo; yaani inatoka kwa nani. Cheo cha anayetuma memo hiyo huandikwa upande wa kushoto, chini ya marejeleo ambapo huwa kinatanguliwa na neno 'KUTOKA'. Neno hili huandikwa kwa herufi kubwa na kupigiwa mstari au kuandikwa kwa herufi zilizokolezwa rangi. Katika sehemu hii, cheo cha mtumaji ndicho huandikwa wala sijina lake halisi.

Kwa mfano:

KUTOKA: Meneja wa mahusiano

- Arifa inakokwenda: Sehemu hii inahusu anayeandikiwa ujumbe au wanaolengwa. Taarifa hii huandikwa chini ya cheo cha anayetuma, upande wa kushoto kuanzia pambizoni ikitanguliwa na neno 'KWA' ambalo huandikwa kwa herufi kubwa na kupigiwa mstari au kwa herufi zilizokolezwa rangi pale ambapo maandishi yamepigwa taipu

Kwa mfano:

KWA: Wafanyakazi wote

- Mada/Kuhusu: Mada ya memo huandikwa chini ya anayelengwa na memo husika. Anwani hii hutaja jambo moja linalozungumziwa.

Kwa mfano:

MADA: Ukiukaji wa maadili ya kikazi

- Tarehe: Tarehe ya memo huandikwa chini ya mada. Tarehe hii huonyesha wakati memo ilipoandikwa na pia huweka kumbukumbu za baadaye. Tarehe hii huweza kuandikwa pambizoni kwenye mstari mmoja na nambari ya kumbukumbu. Kwa mfano :

KAMPUNI YA TWABORESHA MAISHA,
SANDUKU LA POSTA 00965-00122,
KIPEVU.
MEMO

Reg. Katwama/Memo 201 7/6

KUTOKA:Meneja wa Mahusiano

KWA: Wafanyakazi wote

MADA: Ukiukaji wa maadili ya kikazi

TAREHE: 23/7/2017

- Utangulizi: Memo huwa na utangulizi ambao huonyesha kiini cha memo. Kwa mfano: Ripoti zilizowasilishwa katika afisi hii na wakuu wa vitengo mbalimbali zimebainisha kudorora kwa maadili ya kikazi na kadhalika.

- Mwili: Hoja za memo hujadiliwa hapa. Hoja hizi hupangwa kwa kutumia ibara. Hii ina maana kuwa hoja za memo hupangwa kiaya au kwa kutumia aya pale ambapo kila aya huwa na hoja kamili inayozungumziwa.

- Hitimisho: Mwandishi wa memo anastahili kuhitimisha utungo wake. Katika sehemu hii, mwandishi anaweza kujumuisha hatua ambazo zitachukuliwa ili kushughulikia suala linalozungumziwa au kuj adiliwa.

- Kimalizio: Sehemuhii yamemo hujumuishamambo yafuatayo:

• Sahihi
• Jina
• Cheo (si lazima) kwa vile ametaja tayari.
• Nakala kwa (si lazima), kwamfano: Mkurugenzi
• Wakuu wa vitengo

SWALI

Wewe ni mkurugenzi katika kampuni ya Twajikuza ambapo pamekuwa na visa vya ukiukaji wa maadili ya kikazi. Waandikie wafanyakazi memo kuwaonya dhidi ya mwenendo huu. Memo yako isipungue maneno 400. (alama 20)