Insha ya KumbuKumbu - Kiswahili Insha Notes

• Utangulizi
• Sifa za Kumbukumbu
• Mfano wa Insha ya Kumbukumbu

Utangulizi

• Kumbukumbu ni rekodi ya matukio na shughuli za kikao au mkutano fulani. Ni vidokezo vinavyoandikwa kwenye mkutano kuelezea utaratibu wake, waliohusika, yaliyozungumziwa na maamuzi yake.
• Zingatia: Mwandishi wa kumbukumbu haandiki kila kitu kilichosemwa kwenye mkutano bali hunukuu yale mambo muhimu ili kuweka rekodi ya mambo yaliyozungumziwa na yanayoweza kurej erewa baadaye.

Sifa za Kumbukumbu

1. Mpangilio maalum
   - Kumbukumbu huandikwa kwa mpangilio maalumunaojumuisha mambo yafuatayo:
   1. Kichwa
      - Kichwa cha kumbukumbu hutaja wanaokutana, aina ya mkutano, mahali pa mkutano pamoja na tarehe na saa ya kufanyika kwa mkutano wenyewe. Kichwa cha kumbukumbu huandikwa kwa herufi kubwa na kupigiwa mstari.
      Kwa mfano:
      KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA CHAMA CHA KISWAHILI ULIOFANYIKA KATIKA UKUMBI WA SHULE TAREHE 1 5/07/201 7 KUANZIA SAA TATU ASUBUHI
   2. Mahudhurio
      - Sehemu hii huhusisha maj ina ya wafuatao:
      1. Waliohudhuria: Hapamajina ya wanakamati waliohudhuriamkutano pamojanavyeovyao huandikwa kwa kuzingatia itifaki (kuanzia wale wenye vyeo cha juu hadi wale wasio na vyeo maalum).
         
      2. Waliotuma udhuru: Hapa majina ya wanakamati waliokosa kuhudhuria lakini wakatuma udhuru huandikwa.
         
      3. Waliokosa kuhudhuria bila udhuru: Hapa majina ya wanakamati waliokosa kuhudhuria na hawakutuma udhuru huandikwa. 
      4. Walioalikwa/ Washirikishwa: Hapa jina la mtu au watu wasio wanakamati lakini walialikwa kuhudhuria mkutano ili watoe mchango kwa kinachoj adiliwa huandikwa.
   3. Ajenda
      - Sehemu hii huonyesha orodha mambo muhimu yaliyozungumziwa. Huenda ajenda mkutano zikakabidhiwa wanakamati mbeleni ili waj iandae kwa mkutano utakaotendeka.
      - Zingatia: Katika mtihani mwanafunzi huweza kupewa ajenda au akabuni zake. Ajenda hizi huorodheshwa kwa kutumia nambari au alfabeti.
   4. Kufunguliwa kwa mkutano
      - Mkutano huanza kwa maombi yanayoongozwa na mmoja wa wanachama. Hatimaye mwenyekiti huwakaribisha wanachama wote katika mkutano na kuwashukuru kwa j itihada Ni katika sehemu hii ambapo mwenyekiti huwatambulisha wageni waalikwa iwapo wapo.
   5. Kusomwa na kuthibitishwa kwa kumbukumbu za mkutano uliotangulia
      - Katika sehemu hii, kumbukumbu za mkutano wa awaii husomwa na kuthibitishwa kuwa ni za kumbukumbu zinalingana yaliyojadiliwa. Mwanachama huyu huungwa mkono na mwingine katibu hutia sahihi kumbukumbu hizo ili kuzihalalisha.
   6. Masuala yaliyoibuka kutokana na kumbukumbu za mkutano uliotangulia
      - Sehemu hii hujumuisha mambo yaliyotokana na kumbukumbu za mkutano wa awali. Yaliyojadiliwa aukurejelewa tena huandikwa kwa kutaj a kumbukumbu yenyewe na mada yake.
   7. Hoja muhimu zilizozungumziwa
      - Sehemu hii huhusisha mambo muhimu yaliyozungumziwa katika mkutano. Mambo haya huwa yameorodheshwa kwa kutumia nambari au abjadi.
      - ZINGATIA: Kumbukumbu huandikwa kwa kutumia wakati uliopita. Usichanganye mitindo miwili unapoandika kumbukumbu bali tumia mtindo mmoj a kuanzia mwanzo mpaka mwisho.
   8. Shughuli nyinginezo/ masuala mengineyo/ mambo ya ziada
      - Sehemu hii hujumuisha masuala ibuka ambayo hayakupangwa kujadiliwa katika ajenda, lakini yakaibuka katika mkutano. Mambo hayo huoana na shughuli za chama. Ikiwa hakuna shughuli nyinginezo, sehemu hii huachwa.
      
   9. Kufungwa kwa mkutano
      - Hii ndiyo sehemu ya kuhitimisha mkutano. Mkutano hufungwa kwa maombi. Aidha, siku mahali pa mkutano utakaofuata hutangazwa na kuandikwa hapa. Aghalabu, hii ndiyo huwa
      
   10. Thibitisho
       - Katika sehemu hii, nafasi za mwenyekiti, katibu, tarehe na sahihi huachwa ambapo sahihi huwekwa na tarehe kuandikwa katika mkutano utakaofuata. Mwanafunzi hapaswi kutia sahihi wala kuandika
2. Matumizi ya maneno maalum
   - Kumbukumbu huwa na matumizi ya lugha au sajili maalumya kuiwasilisha. Lugha hiyo hutambulishwa na maneno maalum ya :
   1. Kuripoti, kwa mfano: Mwanakamati alisema, alitaarifu, alitaka kujua, alilalamika, aliripoti, n.k
   2. Kueleza bila kurejelea msemaji, kwa mfano: ilifahamika, iliamuliwa, iliazimiwa, iliafikiwa, n.k
3. Mtindo wa kuorodhesha kumbukumbu unaokubaliwa
   - Kumbukumbu huwa na mtindo wa kuorodhesha ajenda unaokubaliwa. Kuna njia tatu za kuorodhesha kumbukumbu za mkutano :
   1. Uorodheshaji wa kumbukumbu kwa kufupisha: Kumbl/mwezi/mwaka. Kwa mfano, ikiwa palikuwa na ajenda nne zinaweza kuwasilishwa hivi:
      Kumb. 1/6/2017:
      Kumb. 2/6/2017:
      Kumb. 3/6/2017:
      Kumb. 4/6/2017
      
      MUHIMU: Kumb. 1/6/2017, humaanisha hoja au kumbukumbu ya kwanza mwezi wa sita mwaka wa elfu mbili kumi na saba.
      
      
   2. Kuorodhesha bila kurejelea mwaka bali kuonyesha kumbukumbu pekee. Kwa mfano:
      1.0 Ajenda
      1.1 Wasilisho la mwenyekiti
      1.2 Kusoma na kuthibitisha kumbukumbu za mkutano uliopita
      1.3 Yaliyotokana na kumbukumbu hizo
      1.4 Masuala mapya
      1.5 Mambo mengineyo
      1.6 Kufungwa kwa mkutano

Mfano wa Insha ya Kumbukumbu

KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA CHAMA CHA KISWAHILI ULIOANDALIWA KATIKA CHUMBA CHA MIJADALA TAREHE 2 APRILI 2010 KUANZIA SAA TATU ASUBUHI

Waliohudhuria

1. Thoma Mwororo – Mwenyekiti
2. Vivian Mjaliwa – Mweka hazina
3. Idi Baraka – Mkuu wa utafiti
4. Fikra Mawimbi – mwanachama
5. Mercy Rehema - katibu

Waliotuma Udhuru

1. Bahati Sudi – Naibu Mwenyekiti
2. Paul Kitanzi – Msimamizi wa Mijadala

Waliokosa Kuhudhuria

1. Zakayo Chereko – Spika
2. Juma Mtashi – mwanachama

Waalikwa

1. Mdaku Mpelelezi – Mwanahabari
2. Bw. Msawali – Mlezi wa Chama.

Ajenda

1. Uchapishaji wa jarida la Kiswahili
2. Shindano la kuandika insha.
3. Kusajili wanachama wapya

KUMBUKUMBU 1/04/10 – KUFUNGULIWA KWA MKUTANO

Mwenyekiti aliwakaribisha wanachama wote na baada ya kuwatambulisha wageni, akawaomba washiriki wawe huru kuchangia katika ajenda mkutano huu ili kuboresha chama.

KUMBUKUMBU 2/04/10 – KUREJELEA KUMBUKUMBU ZA MKUTANO ULIOPITA.

Katibu alisoma kumbukumbu za mkutano wa mwezi Machi. Kumbukumbu zilikubaliwa na wanachama wote na kuthibitishwa na mwewnyekiti pamoja na katibu kwa kutia saini.

KUMBUKUMBU 3/04/10 – MASWALA IBUKA KUTOKANA NA KUMBUKUMBU ZILIZOSOMWA

Mweka hazina alifahamisha mkutano kwamba aliongea na mkuu wa idara ya Kiswahili kuhusu ufadhili kama tulivyokuwa tumekubaliana katika KUMB 9/03/10 ya mkutano uliopita.

KUMBUKUMBU 5/04/10 – HAFLA YA KISWAHILI

Iliripotiwa kwamba hafla ya Kiswahili ambayo wanachama walikuwa wamealikwa kuhudhuria katika Shule ya Sakata Academy haingeweza kufanyika kutokana na tamasha za muziki zilizokuwa zinaendelea katika shule hiyo. Wanachama waliokuwa wamejitayarisha kwa mashairi waliombwa kuendelea kujifunza ili wayawasilishe muhula wa pili.

KUMBUKUMBU 4/04/10 – UCHAPISHAJI WA JARIDA LA KISWAHILI

Wanachama walikubaliana:-

• Kwamba chama kitaanza kuchapisha jarida la Kiswahili
• Kwamba jarida litakuwa likichapishwa mara moja kila muhula na kuuzwa shuleni
• Kwamba kila mwanachama atachangia katika kuandika makala na kuuza nakala za jarida hilo.
• Kwamba paneli ya wahariri lingeundwa ili kuongoza idara ya uchapishaji
• Kwamba hazina ya chama ina fedha za kutosha kuzindua uchapishaji huo.

KUMBUKUMBU 5/04/10 – SHINDANO LA KUANDIKA INSHA

Kila muhula wa pili, chama huandaa shindano la kuandika insha ambalo wanafunzi wote hushiriki. Insha zilizopendekezwa mwaka huu ni:-

• "Jadili chanzo cha migomo shuleni na namna ya kusuluhisha."
• ... ... ... ... ... ... ... ... ...
• ... ... ... ... ... ... ... ... ...
• ... ... ... ... ... ... ... ... ...

KUMBUKUMBU 6/04/10 KUSAJILI WANACHAMA WAPYA

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

KUMBUKUMBU 7/04/10 MASWALA MENFINEYO

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

KUFUNGWA KWA MKUTANO

Mkutano ulifungwa saa kumi na nusu, baada ya maswala yote kujadiliwa. Mkutano unaofuatia ulipoangwa kuwa tarehe ishirini mwezi Mei, katika Ukumbi wa Muziki.

KUTHIBITISHWA KWA KUMBU KUMBU

Tanbihi: Usitie saini. Sahihi itawekwa katika mkutano ufuatao

SWALI

Rais ameteua tume ya watu kumi na tatu kuchunguza jinsi ya kuimarisha usalama wa taifa ili kuhakikisha kwamba nchi ya Wapenda Amani haitaathiriwa na matendo ya kigaidi. Wewe ni katibu wa tume hiyo. Andika kumbukumbu za moj awapo wa mkutano mliofanya.